1. Delay in generation of purchase order leading to:
- Possibility of delay in receipt of material which may impact plant's operations
- Emergency purchase at higher prices
2. PO may not be approved by authorized personnel
3. Creation of PO of items already available in store/plant
4. Issuance of mutiple POs to same vendor to override delegation of authority
5. Unauthorized purchases by raising manual purchase order
6. Issuing multiple PO for same time to different vendor with different rates
7. Unauthorized amendments to the PO, item master & vendor master
8. Unauthorized changes in purchase order price and quantity after approval of PO
9. No 3 way match of GRN, Invoice and PO
10. Delay in delivery of goods leads to production and operations delays
11. Absence of segregation of duties in respect of updating and review of the vendor master
12. Early payment to vendors against PO payment terms
13. Absence of segregation of duties in respect of creation of vendor master and MIRO posting in SAP
14. Advance issued to vendors were not adjusted while processing payments against invoices received
15. Non identification of dormant vendors & Unauthorized payments to dormant/inactive vendors
16. RFQ not sent to all approved venders
17. Unorganized system of sending request for quotations leading possibility of receipt of incomparate quatations
18. List of approved vendors/ supplier is not maintained
19. Procurements without assigend budget code
20. Procurement without budget and/or in excess of allocated budget
21. Delay in sending RFQ to vendors
22. Purchase order may be raised for incorrect amount or quantity
23. Vender selection without adequate evaluation
24. Order placed with higher quoted L2/L3 vendors without necessary justification and approvals
25. Duplicate/redundant vendors exist in vendor master
26. Lack of price confidentiality in obtaining quotes
27. Changes in details of comparative statement while creating PO
28. Incorrect tax code used in purchase order leading to risk of calculating incorrect final landed cost while evaluating vendors and possibility of additional tax cost to the company
29. Non-acceptance of purchase order terms by vendor
30. Absence of penalty clause in PO leading to absence of remedy in case of delay in receipt of material or disputes
31. Absence of periodic vendor evaluation process
32. Ineffective process of vendor appraisal, non consideration of important aspects like quality, timely delivery, etc.
33. Missing or wrong information maintained in vendor master
34. Order awared to imcompetent vendors.
1. 다음과 같은 구매 주문 생성 지연:
공장 운영에 영향을 미칠 수 있는 자재 수령 지연 가능성
더 높은 가격에 긴급 구매
2. 권한이 있는 사람이 PO를 승인하지 않을 수 있습니다.
3. 상점/공장에서 이미 사용 가능한 품목의 PO 생성
4. 권한 위임을 무효화하기 위해 동일한 공급업체에 여러 PO 발행
5. 수동 구매 주문서 작성에 의한 무단 구매
6. 서로 다른 벤더에게 서로 다른 요율로 동시에 여러 개의 PO를 발행하는 행위
7. PO, 품목 마스터 및 벤더 마스터의 무단 수정
8. PO 승인 후 발주 가격 및 수량의 무단 변경
9. GRN, 청구서 및 PO의 3방향 일치 없음
10. 상품 배송 지연으로 인해 생산 및 운영 지연 발생
11. 벤더 마스터의 업데이트 및 검토에 관한 직무 분리 부재
12. PO 지불 조건에 대한 공급업체에 대한 조기 지불
13. Vendor Master 생성 및 AP Creation에 대한 업무 분리 부재
14. 받은 송장에 대한 지불을 처리하는 동안 벤더에게 발행된 선지급이 조정되지 않을 위험
15. 휴면 업체 식별 불가 및 휴면/비활성 업체에 대한 무단 결제
16. 승인된 모든 벤더에게 RFQ가 전송되지 않음
17. 견적요청 발송 시스템이 체계적이지 않아 견적서 접수가 불가능함
18. 승인된 공급업체/공급업체 목록이 유지되지 않음
19. 할당 예산 코드가 없는 조달
20. 예산 없이 및/또는 할당된 예산을 초과하여 조달
21. 공급업체에 RFQ 전송 지연
22. 잘못된 금액 또는 수량으로 인해 구매 주문이 제기
23. 적절한 평가 없이 벤더 선정
24. 필요한 정당성과 승인 없이 견적이 더 높은 L2/L3 공급업체에 발주한 주문
25. 중복/중복 공급업체가 공급업체 마스터에 존재합니다.
26. 견적을 받을 때 가격 기밀성 부족
27. PO 작성 중 비교표시 내용의 변경
28. 구매 주문서에 잘못된 세금 코드가 사용되어 공급업체를 평가하는 동안 잘못된 최종 수입 비용을 계산할 위험이 있으며 회사에 추가 세금 비용이 발생할 가능성이 있습니다.
29. 공급업체의 구매 주문 조건 수락 거부
30. PO에 벌칙 조항이 없어 자료 수령 지연 또는 분쟁 발생 시 구제 수단 부재
31. 정기적인 벤더 평가 프로세스 부재
32. 비효율적인 공급업체 평가 프로세스, 품질, 적시 납품 등과 같은 중요한 측면을 고려하지 않음.
33. 벤더 마스터에 유지되는 정보 누락 또는 잘못된 정보
34. 무능한 벤더에게 주문
출처: Auditing Tricks
'회계(Accouting) > 비용' 카테고리의 다른 글
| [매입회계] 선급금 상계의 중요성 (Double Payment 방지) (0) | 2023.08.06 |
|---|---|
| [매입] 장기 미정산 미착 관리가 필요한 이유 (0) | 2023.06.30 |
| [구매] 구매(조달 포함)부서에서 하는일 (0) | 2023.04.04 |
| [물류] 입하와 입고의 차이 (0) | 2023.04.03 |
